Qué es un ERP, sin tecnicismos
Un ERP es simplemente un programa donde vive toda la información de tu empresa en el mismo sitio: los clientes, lo que les has presupuestado, lo que les has vendido, lo que has comprado, lo que tienes en el almacén y lo que has facturado. Cada dato se introduce una vez y lo ven todos los que lo necesitan. Eso es todo. El resto son nombres comerciales.
- No hace falta implantarlo entero de golpe: se empieza por el área que más duele.
- Lo importante no es el programa, es cómo se configura para tu forma de trabajar.
- Si tu caso se resuelve con algo más pequeño, te lo diremos antes de venderte nada.
Señales de que tu empresa se ha quedado sin sistema
Ninguna es grave por separado. Juntas son la razón por la que se trabaja muchas horas y se gana menos de lo que se debería.
La empresa funciona sobre hojas de cálculo
Y solo una persona sabe cómo están montadas. Cuando esa persona falta, la empresa se para.
Los mismos datos, en tres sitios
El cliente está en el programa de facturación, en la hoja de presupuestos y en la agenda de alguien. Y no coinciden.
Encontrar algo cuesta un rato
¿Qué le presupuestamos a este cliente el año pasado? Media hora de búsqueda para responder a una llamada de un minuto.
El stock del sistema no es el del almacén
Se vende lo que no hay o se compra lo que sobra, porque nadie se fía del dato.
Cerrar el mes lleva días
Cuadrar facturas, albaranes y cobros se convierte en un trabajo en sí mismo cada vez que llega el cierre.
No sabes qué te deja margen
Facturas mucho, pero no sabrías decir qué cliente, qué producto o qué obra te está dando dinero de verdad.
Qué resuelve un sistema de gestión
No todo hace falta desde el primer día. Se activa lo que aporta y se deja preparado lo demás.
Clientes y oportunidades
Quién te ha pedido presupuesto, en qué estado está, quién hace el seguimiento y qué se habló la última vez.
Presupuestos y pedidos
Se hacen desde una plantilla, se convierten en pedido con un clic y no hay que volver a teclear nada.
Facturación y cobros
Facturas, vencimientos, remesas y control de lo pendiente de cobrar, con las series y la numeración bajo control.
Compras y proveedores
Pedidos a proveedor, recepciones y facturas de compra cuadradas con lo que realmente ha entrado.
Almacén e inventario
Stock real, entradas y salidas, trazabilidad y avisos cuando algo baja del mínimo.
Proyectos, obras o partes
Horas, materiales y desplazamientos imputados a su trabajo, para saber el margen de cada uno.
Informes
Ventas por cliente, por producto y por comercial; márgenes; pendientes. Sin montar una hoja de cálculo cada vez.
Acceso desde fuera
Consultar y trabajar desde el móvil o desde casa, no solo desde el ordenador de administración.
Tres caminos, y no todos pasan por comprar un ERP
Esto es lo que sale del análisis previo. La primera opción es la más barata y la proponemos más a menudo de lo que parece.
Ordenar y conectar lo que ya tienes
A veces no falta un programa: falta que los que ya usas se hablen entre ellos y que las tareas repetitivas dejen de hacerse a mano.
Encaja si: tus herramientas actuales cubren el trabajo y el problema está en el trasvase de datos entre ellas.
Implantar un sistema de gestión
Un único sistema para toda la cadena, implantado por fases: primero el área que más duele y después el resto.
Encaja si: trabajas con varios programas descoordinados o con hojas de cálculo críticas.
Sistema estándar más piezas a medida
La base cubre el 90 % y programamos la parte específica de tu negocio en vez de forzarte a trabajar de otra forma.
Encaja si: tienes un proceso propio que ningún programa del mercado contempla.
¿Y con qué programa se hace esto?
Aquí es donde suele aparecer Odoo, y por un motivo concreto: cubre ventas, clientes, facturación, compras, inventario y proyectos en una sola herramienta, y se activa por módulos. Eso permite empezar pequeño y crecer sin cambiar de programa cada vez que cambia el negocio.
No es la única opción ni la mejor para todos. Hay empresas que se resuelven con un programa de facturación bien elegido y unas cuantas automatizaciones, y decirles que necesitan un ERP sería venderles un problema en lugar de resolverlo.
Lo que sí es común a todos los casos: la implantación pesa más que el producto. Un sistema mal configurado es un formulario largo que el equipo rellena a regañadientes, y acaba conviviendo con las hojas de cálculo de siempre. Por eso trabajamos primero cómo funciona tu empresa y después la herramienta.
Si ya conoces Odoo y vienes buscando quién te lo implante, la página de Odoo entra en el detalle de módulos, migración, integraciones y soporte.
Una implantación por fases, sin parar la empresa
El objetivo no es tener el sistema montado: es que el equipo lo use. Por eso el orden importa tanto.
Analizamos cómo trabajas hoy
Recorremos el circuito real: cómo entra un cliente, cómo se presupuesta, cómo se sirve y cómo se cobra. Con las personas que lo hacen, no solo con la dirección.
Priorizamos por impacto
Elegimos el área que más tiempo o dinero está costando y empezamos por ahí. Lo demás espera su turno, con fecha.
Configuramos con tus datos
Tus tarifas, tus series, tus impuestos, tus plantillas. Nada de un sistema de demostración con datos de ejemplo.
Migramos lo que hace falta
Clientes, artículos, tarifas, saldos y el histórico que necesites a mano, comprobando que los totales cuadran.
Formamos por perfiles
Quien factura no necesita saber lo mismo que quien compra. Cada uno aprende su parte, con sus casos reales.
Arrancamos y ajustamos
Acompañamos las primeras semanas y el primer cierre, que es cuando aparecen los detalles que no se ven en las pruebas.
Ampliamos cuando toca
Con el equipo ya cómodo, se activa la siguiente área. Nunca al revés.
Por qué salen mal algunas implantaciones
Merece la pena conocerlas antes de firmar con nadie, incluidos nosotros.
Se implanta todo a la vez
Seis áreas nuevas el mismo lunes. El equipo se satura, vuelve a sus hojas de cálculo y el proyecto se da por fracasado.
Nadie pregunta a quien lo va a usar
El sistema se diseña en una sala de reuniones y choca con cómo se trabaja de verdad en el almacén o en administración.
Se copia el desorden anterior
Si los procesos actuales están rotos, informatizarlos tal cual solo los hace más rápidos en romperse.
Se compran módulos por si acaso
Se pagan desde el primer día y se estrenan al tercer año, si es que llegan a estrenarse.
Se migra basura
Aprovechar el cambio para limpiar duplicados y artículos muertos ahorra años de ruido.
Nadie mide si ha servido
Si al cabo de seis meses no se hacen menos tareas manuales ni se cierra antes el mes, algo hay que corregir.
Dudas sobre implantar un sistema de gestión
¿Cuánto cuesta un ERP para una pyme?
Depende de cuántas personas lo usen, de cuántas áreas se activen y de cuánto haya que migrar o integrar. Dar una cifra sin ver el caso sería inventarla. Tras el análisis previo recibes una propuesta cerrada, con el detalle de lo que incluye y lo que no.
¿Cuánto se tarda en tenerlo funcionando?
Un primer alcance bien acotado (clientes, presupuestos y facturación) suele medirse en semanas. Un proyecto con almacén, compras y varios departamentos se mide en meses. Lo que no recomendamos nunca es intentar hacerlo todo a la vez para acabar antes.
¿Tengo que tirar los programas que ya uso?
No necesariamente. A veces lo razonable es conservar el que funciona y conectarlo con el resto. Solo proponemos sustituir algo cuando el coste de mantenerlo supera al de cambiarlo.
¿Y todo lo que tengo en hojas de cálculo?
Se migra lo que aporta y se aprovecha para limpiar lo que sobra: duplicados, clientes inactivos, artículos que ya no existen. Suele ser la parte del proyecto que más agradece la gente que las mantenía a mano.
¿Necesito a alguien de informática en plantilla?
No. El sistema se entrega funcionando, documentado y explicado, y el mantenimiento lo llevamos nosotros. Sí conviene que haya una persona de referencia en la empresa que conozca bien el circuito y pueda decidir.
¿En la nube o en un servidor propio?
En la mayoría de casos la nube sale mejor: no hay servidor que mantener, se accede desde fuera y las copias están cubiertas. Un servidor propio tiene sentido cuando hay requisitos concretos de conectividad o de dónde deben residir los datos. Lo valoramos en el análisis.
¿Esto sirve también para cumplir con la facturación?
Sí, y suele ser un buen momento para resolver ambas cosas a la vez: si vas a cambiar de sistema, que el nuevo cumpla ya los requisitos de los sistemas de facturación en lugar de tocar dos veces.