¿Tu programa de facturación está preparado para VERI*FACTU?
Si trabajas con Odoo, podemos revisar y preparar tu instalación. Si utilizas otro programa, te ayudamos a entender qué debes comprobar con tu proveedor y, si necesitas cambiar de sistema, valoramos contigo si tiene sentido pasar a Odoo.
Antes de proponerte nada comprobamos si de verdad necesitas cambiar el programa que ya utilizas.
Contenido revisado el .
Depende de con qué factures hoy
No hay una única respuesta, y casi nunca es «cómprate otro programa». Lo primero es saber en cuál de los tres escenarios estás, porque cada uno se resuelve por un camino distinto y con un responsable distinto.
- Si facturas con Odoo, la revisión y la puesta a punto las hacemos nosotros: versión, edición, localización española, módulos y personalizaciones.
- Si facturas con otro programa, quien tiene que adaptarlo es su fabricante. Nosotros no tocamos software de terceros, pero sí te decimos qué preguntarle y cómo saber si la respuesta es suficiente.
- Si facturas con un programa sin soporte, no hay adaptación posible: toca cambiar de sistema, y ahí sí podemos plantearte Odoo. Con hojas de cálculo hay un paso previo: comprobar si esa hoja es o no un sistema informático de facturación, porque la Agencia Tributaria distingue según cómo se use.
- La interpretación fiscal de tu caso —si estás obligado y desde cuándo— la ves con tu asesoría y con la información oficial de la Agencia Tributaria.
Tres situaciones, tres caminos distintos
Identifica la tuya antes de mover nada. La mitad de las decisiones caras de este cambio salen de no haber hecho esta clasificación al principio.
Ya facturas con Odoo
Esto lo llevamos nosotros de principio a fin. Revisamos la versión, la edición, la localización española, los módulos implicados y, sobre todo, las personalizaciones, que son las que suelen decidir si el paso es un trámite o un proyecto. De ahí sale qué hay que actualizar y qué hay que ajustar.
Encaja si: tu facturación sale de Odoo, aunque sea una instalación que montó otra empresa.
Facturas con otro programa
Quien tiene que adaptar ese programa es su fabricante, no nosotros: no damos soporte ni desarrollamos sobre software de terceros. Y si la respuesta de tu proveedor es que basta con actualizar a la última versión, esa es tu respuesta: no necesitas cambiar de programa ni hablar con nosotros. Lo que sí hacemos es darte la lista de lo que tienes que comprobar con él y ayudarte a leerla, porque muchas veces es un «sí» con letra pequeña.
Encaja si: usas un programa de facturación o un ERP con mantenimiento en vigor.
Facturas con Excel o un programa muerto
Con un programa sin soporte no hay nada que adaptar: no va a recibir la actualización. Con una hoja de cálculo, lo primero es ver si cuenta como sistema informático de facturación: la Agencia Tributaria deja fuera del reglamento la hoja que solo sirve para escribir, imprimir y guardar facturas, y sí lo aplica cuando esa hoja procesa la información para generar libros registro o declaraciones. Cuando entra dentro, no puede cumplir la integridad ni la trazabilidad que se le exigen y el camino es cambiar de sistema.
Encaja si: facturas con plantillas, hojas de cálculo o un programa que ya nadie mantiene.
Si tu empresa factura desde dos o tres sitios a la vez —el programa de gestión, una hoja aparte y el TPV de la tienda— puedes estar en más de un escenario. Conviene saberlo antes de empezar, no después.
Qué tiene que cumplir un sistema de facturación
Esta es la revisión completa. Si tu sistema es Odoo, la hacemos nosotros. Si es otro programa, esta es exactamente la lista con la que tienes que ir a su proveedor, punto por punto y por escrito. Ojo con una cosa al leerla: hay dos formas de operar según se remitan o no los registros a la Agencia Tributaria, y no exigen lo mismo. Cada punto dice a cuál corresponde.
Qué programa usas y en qué versión
Nombre, versión exacta, si tiene mantenimiento en vigor y qué ha comunicado el fabricante sobre la adaptación. Una versión antigua de un producto adaptado sigue sin estar adaptada.
Si genera un registro por cada factura
El sistema debe dejar constancia tanto de las facturas emitidas como de sus anulaciones o rectificaciones.
Si los registros quedan encadenados
Cada registro se enlaza con el anterior mediante una huella, de forma que borrar o alterar uno rompa la cadena y se detecte.
Si la factura incorpora el código QR
El QR va en todas las facturas, completas y simplificadas, y en las dos modalidades; la mención "VERI*FACTU" solo si remites. Es la parte visible del cambio: afecta a tu plantilla, a la impresora y al PDF que envías.
Si el programa registra sus propios eventos · solo si NO remite
Quién entra, qué se modifica y cuándo. Es lo que permite demostrar que el sistema no se ha manipulado. La Agencia Tributaria lo exige solo a los sistemas que no remiten los registros: en VERI*FACTU no es necesario.
Cómo se exportan los registros, y quién los conserva
Todos los sistemas tienen que poder entregarlos en el formato que corresponde. Conservarlos durante años es obligación de quien NO remite; en VERI*FACTU esa custodia deja de recaer en ti.
Si va a remitir los registros a la Agencia Tributaria
Hay dos formas de operar según remitas o no los registros de forma automática. Cada una tiene sus implicaciones prácticas y conviene decidirla a conciencia.
Por dónde sale cada factura de tu empresa
Muchas empresas facturan desde dos o tres sitios sin saberlo. Si uno se queda fuera de la revisión, el trabajo no sirve.
Odoo es el ERP con el que trabajamos, y el único
No somos una consultora que adapta cualquier software a VERI*FACTU. Trabajamos con un solo ERP —Odoo— y ahí sí entramos hasta el fondo: implantación desde cero, rescate de una instalación que dejó otra empresa, soporte, mejoras, automatizaciones e integraciones.
En una instalación de Odoo lo que decide el esfuerzo no es la normativa: son las personalizaciones. Un Odoo estándar y con la localización española al día se prepara con una actualización controlada; un Odoo con desarrollos a medida sobre el circuito de facturación necesita revisarlos uno a uno antes de tocar la versión. Eso es lo primero que miramos.
Si tu empresa usa otro ERP y decides seguir con él, nuestro papel termina en la lista de arriba: no vamos a mantenerlo ni a desarrollarlo. Lo decimos aquí para que no haya un malentendido en la tercera reunión.
Y si hay que cambiar de sistema, ¿hasta dónde cambias?
Solo aplica al tercer escenario, y a quien reciba de su proveedor una respuesta que no le sirve. Cambiar la factura y cambiar la gestión no cuestan lo mismo ni resuelven lo mismo.
Que lo resuelva tu proveedor actual
Es la opción más barata cuando es viable, y la primera que hay que agotar. El fabricante adapta el producto, tú actualizas y revisas que la plantilla de factura salga correcta. Nosotros no intervenimos aquí, y no pasa nada: no todo tiene que acabar en un proyecto.
Encaja si: tu programa está vivo, con mantenimiento en vigor y el fabricante confirma por escrito la adaptación.
Cambiar solo el sistema de facturación
Sustituyes la pieza que no cumple y dejas el resto como está. Es el cambio más corto, pero si tu problema real es que la información está repartida entre varias herramientas, lo vas a volver a tener el año que viene con otro nombre.
Encaja si: facturas con Excel o con un programa muerto, y el resto de tu operativa funciona razonablemente bien.
Ordenar la gestión completa en Odoo
Si ya vas a tocar la facturación, muchas veces compensa resolver de paso presupuestos, pedidos, compras y almacén en la misma herramienta, en lugar de arreglar una pieza y dejar el resto igual. Es más proyecto, y solo lo proponemos cuando los números lo justifican.
Encaja si: trabajas con varios programas descoordinados o pasas datos a mano de uno a otro.
No damos por hecho que necesites Odoo. Si tu programa se adapta y te funciona, la recomendación va a ser que te quedes donde estás.
Cambiar de sistema no significa volver a introducirlo todo
Antes de presupuestar una migración a Odoo revisamos el origen y el destino de los datos. Así sabes qué puede traerse, qué conviene conservar como histórico y qué tendrá que prepararse de otra forma.
Clientes y proveedores
Se revisan campos, identificadores fiscales, direcciones y duplicados antes de importar.
Artículos, servicios y tarifas
Comprobamos si el formato de origen encaja con la estructura del sistema de destino.
Series y numeración
Se planifica el corte para mantener la continuidad y evitar saltos o duplicidades.
Histórico
Puede migrarse total o parcialmente, o conservarse accesible. La mejor opción depende de los formatos disponibles.
No prometemos una migración concreta sin ver antes tus archivos y las posibilidades de exportación del sistema actual.
Cómo es el cambio, paso a paso
Preparamos el cambio para reducir al mínimo las interrupciones y que afecte lo menos posible a la operativa diaria. Este es el orden que seguimos.
Clasificamos tu situación
En cuál de los tres escenarios estás y desde cuántos sitios factura tu empresa de verdad. Media hora bien aprovechada resuelve la mitad de las dudas.
Propuesta con opciones y precio
Te explicamos los caminos posibles, con lo que cuesta cada uno y lo que implica para tu equipo. Incluida la opción de no hacer nada con nosotros.
Preparación en paralelo
Configuramos y probamos el sistema nuevo mientras sigues facturando con el actual. Nada se toca en producción hasta que está comprobado.
Migración y pruebas con tus datos
Cargamos tus datos reales y emitimos facturas de prueba para verificar numeración, impuestos, totales y el aspecto del documento.
Fecha de corte y arranque
Se elige un día limpio —normalmente inicio de mes o de ejercicio—, se cierra el sistema antiguo y se empieza a facturar en el nuevo.
Acompañamiento y ajustes
Los primeros días estamos encima, corrigiendo detalles y resolviendo dudas del equipo hasta que la rutina es la de siempre.
VERI*FACTU no es lo mismo que la factura electrónica B2B
Se mezclan constantemente, y confundirlas lleva a comprar cosas que no hacían falta. VERI*FACTU tiene que ver con cómo tu programa genera, encadena y conserva los registros de las facturas que emites: es una cuestión del software.
La factura electrónica entre empresas es otra cosa: se refiere al formato en el que se emite la factura y a cómo se envía y se recibe entre empresas, en lugar de mandar un PDF por correo. Son dos proyectos distintos, con calendarios distintos, y se preparan por separado.
Cuando revisamos tu situación te decimos en qué punto estás en cada una de las dos cosas, sin venderte la segunda porque hayas venido preguntando por la primera.
Los plazos de ambas normativas los fija la Administración y pueden cambiar. Consulta siempre la información oficial de la Agencia Tributaria y contrasta tu caso con tu asesoría.
Dudas habituales sobre VERI*FACTU
¿Adaptáis mi programa de facturación a VERI*FACTU?
Si tu facturación sale de Odoo, sí: es el ERP con el que trabajamos y lo revisamos y preparamos nosotros. Si usas otro programa, no: no damos soporte ni desarrollamos sobre software de terceros, y quien tiene que adaptarlo es su fabricante. Lo que sí hacemos es decirte qué comprobar con él y ayudarte a interpretar la respuesta.
¿Tengo que cambiar de programa de facturación sí o sí?
No. Muchos programas con mantenimiento en vigor se adaptan con una actualización de su fabricante, y esa es la vía más barata cuando está disponible. Solo hay que cambiar cuando el programa es antiguo o no va a adaptarse. Con hojas de cálculo y plantillas depende del uso: si esa hoja es un sistema informático de facturación según el criterio de la Agencia Tributaria, no hay adaptación posible y toca cambiar.
Uso Odoo pero lo instaló otra empresa. ¿Podéis revisarlo igual?
Sí, es una de las cosas que más hacemos. Revisamos la versión, la edición, la localización española, los módulos y las personalizaciones, y te decimos qué hay que actualizar y qué hay que ajustar antes de tocar la versión. No hace falta que la instalación sea nuestra.
Facturo con hojas de cálculo. ¿Eso vale?
Depende de cómo la uses, y esa distinción la hace la propia Agencia Tributaria. Si la hoja solo sirve para introducir los datos, expedir e imprimir la factura y conservarla, no se considera un sistema informático de facturación y queda fuera del reglamento. Si además procesa esa información para generar directamente libros registro o declaraciones —por ejemplo con una macro—, sí lo es, y entonces no puede cumplir la integridad y la trazabilidad exigidas, porque cualquiera puede modificar una celda sin dejar rastro. Si estás en ese caso, el camino es pasar a un programa, y la migración suele ser rápida precisamente porque hay pocos datos que traer. Quién está obligado y desde cuándo es una cuestión fiscal: contrástalo con tu asesoría y con la Agencia Tributaria.
¿SoletIA me dice si estoy obligado y desde cuándo?
No, y desconfía de quien te lo asegure sin conocer tu situación fiscal. Nosotros nos ocupamos de la parte informática. Quién está obligado y en qué fecha lo confirmas con tu asesoría y con la información oficial de la Agencia Tributaria.
¿Voy a perder el histórico de facturas?
No tiene por qué. Primero analizamos qué histórico puede migrarse con garantías y qué conviene conservar de otra forma. La AEAT contempla mantener un sistema antiguo solo para consulta si ya no puede emitir nuevas facturas; la decisión concreta se documenta antes de tocar nada.
¿Tendré que cambiar mi factura?
El documento incorpora un código QR y una mención concreta, así que la plantilla se retoca. Si el proyecto es nuestro, aprovechamos para dejarla bien: legible, con tus datos correctos y con el mismo aspecto en PDF y en papel.
¿Y si mi asesoría me pide los datos de otra manera?
Se contempla en la configuración. Antes de arrancar hablamos con tu asesoría para saber en qué formato quiere recibir la información y dejamos la exportación preparada, para que el cambio no le complique el trabajo a nadie.
¿Trabajáis fuera de Valencia?
Sí. La revisión, la implantación y la formación se pueden hacer en remoto en toda España. El acompañamiento presencial lo prestamos en Valencia y la Comunidad Valenciana.
Si estás con esto, esto también te interesa
¿Quieres saber en qué situación está tu facturación?
Cuéntanos con qué facturas hoy y desde dónde. Te decimos en cuál de los tres escenarios estás y qué te toca hacer, aunque la respuesta sea que hables con tu proveedor actual.