Lo que necesitas saber antes de mover nada
VeriFactu es el nombre con el que se conoce el reglamento que fija cómo deben comportarse los programas de facturación en España: los registros de las facturas tienen que ser íntegros, trazables e inalterables. No es un programa que se instala ni un trámite que se hace una vez: es una característica que tu software tiene que cumplir. Por eso lo primero no es comprar nada, sino comprobar qué hace el que ya tienes.
- Si tu programa es reciente y con mantenimiento al día, es probable que el fabricante lo adapte y solo haya que actualizar.
- Si tu programa es antiguo, está sin soporte o facturas con hojas de cálculo o plantillas, sí habrá que cambiar de sistema.
- El cambio se puede hacer conservando tu histórico, tus series y tu numeración.
- Nosotros nos ocupamos de la parte informática; la interpretación fiscal de tu caso la ves con tu asesoría.
Qué problema viene a resolver VeriFactu
Durante años ha convivido software de facturación de todo tipo: programas serios, hojas de cálculo, plantillas de texto y aplicaciones que permitían borrar o reescribir una factura sin dejar rastro. La normativa busca cerrar esa puerta exigiendo que cada factura deje un registro que no se pueda modificar sin que se note.
Para tu empresa, en la práctica, esto significa dos cosas. La primera es que el programa con el que facturas tiene que estar preparado y su fabricante debe declararlo. La segunda es que la forma de trabajar del día a día apenas cambia: se sigue haciendo la factura igual, pero el sistema deja un rastro que antes no dejaba.
El riesgo real no es tecnológico, es de calendario. Cuando llegue la fecha, todas las empresas que estén en la misma situación llamarán a la vez a los mismos proveedores. Revisarlo con margen cuesta poco; hacerlo con prisas obliga a decidir mal.
Qué empresas pueden verse afectadas
De forma general, alcanza a quienes emiten facturas y utilizan un programa informático para hacerlo. Estos son los perfiles con los que nos encontramos más a menudo.
Empresas con programa de facturación propio
El caso más habitual: hay software, pero nadie ha confirmado por escrito si está adaptado o si lo estará.
Programas antiguos o sin mantenimiento
Versiones que llevan años sin actualizarse, o fabricantes que ya no dan soporte a esa línea de producto.
Quien factura con hojas de cálculo o plantillas
Funciona hasta que deja de funcionar. Aquí no hay adaptación posible: hay que pasar a un programa.
Comercios con TPV
El punto de venta también emite facturas y tickets, así que entra en la misma revisión que el resto.
Empresas con desarrollos a medida
Si tu facturación la hace una aplicación hecha para ti, la responsabilidad de adaptarla es de quien la mantiene.
Quien factura desde varios sitios
Programa de gestión, tienda online y facturas sueltas en paralelo: hay que ordenar por dónde sale cada cosa.
Existen excepciones y situaciones particulares (por ejemplo, quienes ya llevan sus libros registro a través del Suministro Inmediato de Información). Si tu caso puede estar entre ellas, confírmalo con tu asesoría: nosotros no interpretamos tu situación tributaria.
Qué comprobamos en tu sistema de facturación
Esta es la revisión que hacemos, y el resultado siempre es una respuesta en un folio: cumple, se adapta actualizando, o hay que sustituirlo.
Qué programa usas y en qué versión
Nombre, versión exacta, si tiene mantenimiento en vigor y qué ha comunicado el fabricante sobre la adaptación.
Si genera un registro por cada factura
El sistema debe dejar constancia tanto de las facturas emitidas como de sus anulaciones o rectificaciones.
Si los registros quedan encadenados
Cada registro se enlaza con el anterior mediante una huella, de forma que borrar o alterar uno rompa la cadena y se detecte.
Si la factura incorpora el código QR y la mención exigida
Es la parte visible del cambio: afecta a tu plantilla de factura, a la impresora y al PDF que envías.
Si el programa registra sus propios eventos
Quién entra, qué se modifica y cuándo. Es lo que permite demostrar que el sistema no se ha manipulado.
Cómo se conservan y exportan los registros
Dónde quedan guardados, durante cuánto tiempo y si se pueden entregar en el formato que corresponde.
Si va a remitir los registros a la Agencia Tributaria
Hay dos formas de operar según remitas o no los registros de forma automática. Cada una tiene sus implicaciones prácticas y conviene decidirla a conciencia.
Por dónde sale cada factura de tu empresa
Muchas empresas facturan desde dos o tres sitios sin saberlo. Si uno se queda fuera de la revisión, el trabajo no sirve.
Tres caminos, según lo que salga de la revisión
No hay una respuesta única, y desde luego no todas pasan por comprar software nuevo. Te decimos cuál te toca y por qué.
Actualizar el programa que ya tienes
El fabricante ha adaptado el producto y basta con subir de versión, revisar la plantilla de factura y comprobar que todo sale correcto. Coordinamos la actualización y verificamos el resultado.
Encaja si: tu programa está vivo, con mantenimiento en vigor y el fabricante ha confirmado la adaptación.
Cambiar a otro programa de facturación
Buscamos alternativa, migramos clientes, artículos, tarifas, series e histórico, y te acompañamos hasta que el equipo factura con soltura en el nuevo sistema.
Encaja si: tu programa es antiguo, no se va a adaptar, o el coste de seguir con él no compensa.
Dar el salto a un sistema de gestión completo
Si ya vas a tocar la facturación, a veces compensa resolver de paso presupuestos, pedidos, compras y almacén en la misma herramienta, en lugar de arreglar solo una pieza.
Encaja si: trabajas con varios programas descoordinados o pasas datos a mano de uno a otro.
Si el tercer camino te suena, mira cómo lo planteamos en software de gestión y ERP: el objetivo no es cambiar de programa, es dejar de teclear lo mismo dos veces.
De la revisión al sistema funcionando
Lo técnico lo llevamos nosotros de principio a fin. Tú decides, nosotros ejecutamos.
Revisión y diagnóstico
Analizamos tu sistema actual, hablamos con tu proveedor si hace falta y te entregamos una respuesta clara con las opciones y sus costes.
Adaptación o sustitución
Coordinamos la actualización con el fabricante o implantamos el programa nuevo, con la configuración de series, tarifas, impuestos y plantillas de factura.
Migración de datos
Clientes, artículos, tarifas, formas de pago, series y el histórico que necesites conservar. Se comprueba que los saldos y los totales cuadran antes de dar el cambio por bueno.
Integración con tu gestión
Conectamos la facturación con presupuestos, pedidos, almacén, cobros y con la exportación que necesita tu asesoría, para que nadie tenga que teclear lo mismo dos veces.
Formación al equipo
Formamos a quien factura cada día, con su caso y sus documentos, no con un manual genérico. Y dejamos una guía corta por escrito.
Soporte después del arranque
Las dudas de verdad salen la primera semana y al cerrar el primer trimestre. Ahí seguimos disponibles, que es cuando más falta hace.
Cómo es el proyecto, paso a paso
Un cambio de facturación no puede parar la empresa. Este es el orden que seguimos para que no lo haga.
Revisión inicial
Vemos qué programa usas, desde dónde se factura y qué dice el fabricante. Media hora bien aprovechada resuelve la mitad de las dudas.
Propuesta con opciones y precio
Te explicamos los caminos posibles, con lo que cuesta cada uno y lo que implica para tu equipo. Sin letra pequeña.
Preparación en paralelo
Configuramos y probamos el sistema nuevo mientras sigues facturando con el actual. Nada se toca en producción hasta que está comprobado.
Migración y pruebas con tus datos
Cargamos tus datos reales y emitimos facturas de prueba para verificar numeración, impuestos, totales y el aspecto del documento.
Fecha de corte y arranque
Se elige un día limpio (normalmente inicio de mes o de ejercicio), se cierra el sistema antiguo y se empieza a facturar en el nuevo.
Acompañamiento y ajustes
Los primeros días estamos encima, corrigiendo detalles y resolviendo dudas del equipo hasta que la rutina es la de siempre.
VeriFactu no es lo mismo que la factura electrónica B2B
Se mezclan constantemente, y confundirlas lleva a comprar cosas que no hacían falta. VeriFactu tiene que ver con cómo tu programa genera, encadena y conserva los registros de las facturas que emites: es una cuestión del software.
La factura electrónica entre empresas es otra cosa: se refiere al formato en el que se emite la factura y a cómo se envía y se recibe entre empresas, en lugar de mandar un PDF por correo. Son dos proyectos distintos, con calendarios distintos, y se preparan por separado.
Cuando revisamos tu sistema te decimos en qué punto estás en cada una de las dos cosas, sin venderte la segunda porque hayas venido preguntando por la primera.
Los plazos de ambas normativas los fija la Administración y pueden cambiar. Consulta siempre la información oficial de la Agencia Tributaria y contrasta tu caso con tu asesoría.
Dudas habituales sobre VeriFactu
¿Tengo que cambiar de programa de facturación sí o sí?
No. Muchos programas con mantenimiento en vigor se adaptan con una actualización del fabricante. Solo hay que cambiar cuando el programa es antiguo, no va a adaptarse, o cuando se factura con hojas de cálculo o plantillas, donde no hay adaptación posible.
Facturo con hojas de cálculo. ¿Eso vale?
Una hoja de cálculo no puede cumplir los requisitos de integridad y trazabilidad que se exigen a un sistema de facturación, porque cualquiera puede modificar una celda sin dejar rastro. En estos casos el camino es pasar a un programa, y la buena noticia es que la migración suele ser rápida precisamente porque hay pocos datos que traer.
¿Soletia me dice si estoy obligado y desde cuándo?
No, y desconfía de quien te lo asegure sin conocer tu situación fiscal. Nosotros nos ocupamos de la parte informática: revisar el sistema, adaptarlo o sustituirlo. Quién está obligado y en qu é fecha lo confirmas con tu asesoría y con la información oficial de la Agencia Tributaria.
¿Voy a perder el histórico de facturas?
No. El histórico se migra o se conserva accesible en el sistema anterior, según lo que interese en cada caso. Es una de las primeras cosas que se decide en la propuesta, antes de tocar nada.
¿Cuánto tiempo lleva?
Una actualización coordinada con el fabricante puede resolverse en días. Un cambio de programa con migración de datos y formación se mide en semanas, y depende sobre todo de cuánta información haya que traer y de cuántas personas facturen. En la propuesta va una fecha concreta.
¿Tendré que cambiar mi factura?
El documento incorpora un código QR y una mención concreta, así que la plantilla se retoca. Aprovechamos para dejarla bien: legible, con tus datos correctos y con el mismo aspecto en PDF y en papel.
¿Y si mi asesoría me pide los datos de otra manera?
Se contempla en la configuración. Antes de arrancar hablamos con tu asesoría para saber en qué formato quiere recibir la información y dejamos la exportación preparada, para que el cambio no le complique el trabajo a nadie.
¿Trabajáis fuera de Valencia?
Sí. La revisión, la implantación y la formación se pueden hacer en remoto en toda España. El acompañamiento presencial lo prestamos en Valencia y la Comunidad Valenciana.