Sí se puede cambiar, y no tiene por qué doler
Una migración de facturación bien planteada se prepara en paralelo: montamos y probamos el sistema nuevo mientras tú sigues facturando con el viejo, y solo se cambia el día acordado, con todo comprobado. El histórico se conserva, la numeración se respeta y el equipo llega formado al arranque.
- Tu programa actual sigue funcionando hasta el último día. No hay periodo en blanco.
- Clientes, artículos, tarifas, series y facturas anteriores se traen o se dejan accesibles, según convenga.
- La fecha de corte se elige contigo: normalmente inicio de mes, trimestre o ejercicio.
- Si algo saliera mal el día del cambio, se puede volver atrás: el sistema anterior no se toca.
Señales de que tu programa se ha quedado corto
Si te reconoces en tres o más, el problema ya no es el programa: es lo que te está costando cada mes seguir con él.
Tu proveedor ya no responde
Versiones que no se actualizan, soporte que tarda días o un fabricante que ha dejado esa línea de producto.
Facturas fuera del programa
Hay casos que se resuelven con una hoja de cálculo o una plantilla aparte porque el programa no los contempla.
Los mismos datos, tecleados dos veces
Del presupuesto a la factura, del programa a la hoja de cálculo, y de ahí al correo de la asesoría.
No sabes lo que ganas
El programa emite facturas pero no te dice qué cliente, qué producto o qué obra deja margen.
Solo funciona en un ordenador
Si el equipo de administración se estropea, la empresa deja de facturar. Y nadie ha comprobado nunca la copia de seguridad.
No se va a adaptar a la normativa
El fabricante lo ha dicho o directamente no contesta. Aquí no hay decisión que tomar, solo plazo que aprovechar.
Qué se lleva al programa nuevo
Esto se decide al principio, por escrito, para que no haya sorpresas el día del cambio.
Clientes y proveedores
Con sus datos fiscales, direcciones de envío, formas de pago, vencimientos y descuentos pactados.
Artículos, servicios y tarifas
Precios, impuestos aplicables, tarifas especiales por cliente y códigos que ya uses en almacén o en tu tienda.
Series y numeración
Se respeta tu numeración para que la secuencia continúe donde la dejaste, sin saltos ni duplicados.
Facturas anteriores
Se migran o se dejan consultables en el sistema anterior. Depende de cuántos años necesites tener a mano en el día a día.
Saldos y pendientes de cobro
Lo que te deben tiene que aparecer en el sistema nuevo desde el primer día, o el control de cobros se pierde.
Plantillas y documentos
Se rehace la factura, el presupuesto y el albarán con tu imagen, aprovechando para dejarlos legibles y correctos.
La migración, paso a paso
Este orden existe precisamente para que puedas seguir trabajando mientras se prepara el cambio.
Inventario de lo que tienes
Qué programa usas, qué versión, qué datos guarda, desde dónde se factura y quién interviene. También qué se hace hoy fuera del programa.
Elección del destino y propuesta
Qué sistema encaja, qué se migra, qué no, cuánto cuesta y en qué fechas. Todo cerrado antes de empezar.
Extracción y limpieza de datos
Se sacan los datos del sistema antiguo y se aprovecha para eliminar duplicados, clientes inactivos y artículos que ya no existen.
Carga de prueba y verificación
Se cargan en un entorno de pruebas y se comprueban totales, impuestos, saldos y numeración contra el programa antiguo. Si algo no cuadra, se corrige aquí.
Formación del equipo
Antes del cambio, no después. Con vuestros clientes y vuestros documentos reales, para que el primer día no sea el primer contacto.
Fecha de corte y arranque
Se cierra el sistema antiguo, se hace la carga definitiva y se empieza a facturar en el nuevo. El anterior se conserva en modo consulta.
Acompañamiento las primeras semanas
Los ajustes finos salen facturando de verdad. Estamos disponibles durante el arranque y en el primer cierre de trimestre.
Pasar de hojas de cálculo a un programa de facturación
Es el cambio que más pereza da y el que menos trabajo cuesta. Cuando facturas con una hoja de cálculo hay pocos datos que traer: clientes, precios y poco más. La migración se resuelve rápido y el salto de calidad es inmediato.
Lo que se gana no es solo cumplir la normativa. Se acaba la numeración manual, los totales que no cuadran porque alguien tocó una fórmula, las facturas guardadas en cinco carpetas distintas y el no saber qué está cobrado y qué no. Y se puede consultar desde cualquier sitio, no solo desde un ordenador concreto.
Lo que preocupa siempre es lo mismo: perder la flexibilidad de la hoja de cálculo. Por eso configuramos el programa a partir de tu hoja actual, para que salga lo que hoy sale, con los mismos conceptos y el mismo aspecto.
Una hoja de cálculo no puede cumplir los requisitos de integridad y trazabilidad exigidos a un sistema de facturación, porque cualquiera puede modificar una celda sin dejar rastro. Si es tu caso, el cambio no es opcional: cuanto antes se planifique, más barato y más tranquilo sale.
Qué puede salir mal y cómo lo evitamos
Nadie cuenta esta parte cuando te vende un programa. Nosotros preferimos decirla antes.
Datos que no cuadran
Se verifica contra el sistema antiguo antes del cambio: totales por ejercicio, saldos pendientes y última factura emitida.
Cambiar en mal momento
Nunca en cierre, ni en tu temporada alta. Se busca una fecha limpia y con el equipo disponible.
Quedarse sin salida
El sistema antiguo no se desmonta el día del cambio: se conserva accesible hasta que el nuevo lleva semanas funcionando.
Perder el acceso al histórico
Se decide de antemano qué años se migran y cómo se consultan los anteriores, y se documenta por escrito.
Numeración duplicada
Se configuran series y contadores partiendo de la última factura real, y se emite una de prueba para confirmarlo.
Que el equipo lo rechace
Se forma antes del arranque y se acompaña después. Un programa que nadie quiere usar acaba conviviendo con la hoja de cálculo de siempre.
Dudas antes de cambiar de programa
¿Voy a perder las facturas de años anteriores?
No. Se decide contigo qu é histórico se migra al sistema nuevo y qué se deja consultable en el anterior. Lo que nunca hacemos es apagar el programa viejo el mismo día del cambio.
¿Cuántos días voy a estar sin poder facturar?
Ninguno. El sistema nuevo se prepara y se prueba en paralelo mientras sigues facturando con el actual. El cambio se hace en una fecha acordada y a partir de ese momento se factura en el nuevo.
¿Se mantiene mi numeración de facturas?
Sí. Las series y los contadores se configuran partiendo de tu última factura emitida, de modo que la secuencia continúa sin saltos ni repeticiones. Se comprueba con una emisión de prueba antes de arrancar.
¿Cuál es el mejor momento del año para cambiar?
El inicio de un ejercicio es lo más cómodo porque el corte contable es limpio, y el inicio de trimestre es la segunda mejor opción. Dicho esto, se puede hacer en cualquier momento: lo que hay que evitar es tu temporada alta y las semanas de cierre.
Mi programa es muy antiguo y no sé si se pueden sacar los datos. ¿Qué hacéis?
Casi siempre hay salida: exportación del propio programa, acceso directo a su base de datos o, en el peor caso, extracción a partir de los listados. En el análisis previo lo comprobamos antes de comprometer nada por escrito.
¿Y si el programa nuevo no nos convence?
Por eso se prueba con tus datos reales antes del cambio y se forma al equipo antes del arranque, no después. Y por eso el sistema anterior se conserva accesible durante un tiempo: la vuelta atrás siempre existe hasta que el nuevo está asentado.
¿Podéis hablar vosotros con mi proveedor actual?
Sí, y es lo habitual. Nos ocupamos de pedir las exportaciones, aclarar formatos y coordinar plazos, para que tú no tengas que hacer de intermediario entre dos proveedores.