¿Facturas con Excel? Así se pasa a un programa preparado para VeriFactu
Cuando una hoja de cálculo cuenta como sistema de facturación, no incorpora por sí sola los controles que se le exigen. Revisamos tus archivos, preparamos los datos y planteamos el cambio a una herramienta adecuada para tu operativa.
Antes de proponerte nada miramos tus archivos: cómo tengas montada la hoja decide qué se importa y qué habrá que preparar.
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Tu hoja de cálculo es el punto de partida, no un problema
Cuando se factura con Excel suele haber clientes, precios y una lista de facturas emitidas, pero no siempre están estructurados de la misma forma. Revisamos y limpiamos esa información antes de confirmar qué puede importarse. El resto del trabajo consiste en dejar el programa configurado para que cubra la operativa actual sin depender de la hoja.
- Partimos de tus propios archivos: los revisamos, los limpiamos y los preparamos para importar.
- La numeración continúa donde la dejaste. No se empieza otra vez por la factura número uno.
- Configuramos el programa a partir de tu plantilla actual, con tus conceptos y tu aspecto.
- Formamos a quien factura cada día y seguimos disponibles después del arranque.
- Nosotros llevamos la parte informática. Si estás obligado y desde cuándo, lo confirmas con tu asesoría y con la Agencia Tributaria.
Cuándo una hoja de cálculo cuenta como sistema de facturación
No todas cuentan: la Agencia Tributaria deja fuera del reglamento la hoja que solo sirve para introducir los datos, expedir e imprimir la factura y conservarla, y sí lo aplica cuando esa hoja procesa la información para generar directamente libros registro o declaraciones. Cuando entra dentro, estos son los requisitos técnicos que no puede cumplir por cómo está construida.
Cualquiera puede cambiar una celda
Y no queda rastro de quién lo hizo ni de qué había antes. Un sistema de facturación tiene que poder demostrar justo lo contrario.
No hay registro de lo que pasa dentro
Quién entra, qué modifica y cuándo. Es lo que permite acreditar que el sistema no se ha manipulado, y una hoja no lo anota.
La numeración va a mano
Basta con duplicar el archivo del mes pasado para repetir un número o saltarse otro. Y se detecta cuando la factura ya está emitida.
No genera el código de la factura
El documento que entregas al cliente debe incorporar un código QR y una mención concreta. Eso lo produce el programa, no una plantilla.
Las facturas acaban repartidas
Carpetas por año, copias en el correo y versiones «buena» y «buena_final». Localizar una factura de hace dos años se convierte en una búsqueda.
Depende de un ordenador concreto
Si el equipo de administración se estropea, la empresa deja de facturar. Y casi nunca hay nadie que haya comprobado la copia de seguridad.
Aquí explicamos la parte técnica: qué tiene que hacer el programa con el que facturas. Quién está obligado y desde qué fecha lo fija la Agencia Tributaria y lo confirmas con tu asesoría.
Qué se puede sacar de tu hoja de cálculo
Esto se revisa al principio, con tus archivos delante, y se deja por escrito antes de empezar. Cuanto más ordenada esté la hoja, más se importa y menos se teclea.
Clientes
Nombre fiscal, NIF, direcciones, contacto y forma de pago. Se aprovecha para unificar los que están repetidos con dos grafías distintas.
Artículos, servicios y precios
Los conceptos que usas de verdad, con su precio, su impuesto y las tarifas especiales que tengas pactadas con algún cliente.
Numeración y series
Los contadores se configuran partiendo de tu última factura emitida, y se comprueba con una emisión de prueba antes de arrancar.
Facturas ya emitidas
Se pueden cargar como histórico dentro del programa, o conservar los PDF y la hoja actual como archivo de consulta. Depende de cuántos años necesites a mano.
Pendientes de cobro
Lo que te deben tiene que estar en el sistema nuevo desde el primer día, o el control de cobros se pierde justo en el cambio.
El aspecto de tu factura
Tu plantilla actual sirve de referencia: mismos conceptos, mismo orden, tu logotipo y tus condiciones de pago.
Lo que no viaja son las fórmulas, las macros y los comentarios sueltos en celdas: eso se traduce a configuración del programa. Antes de comprometer un alcance miramos tus archivos, porque una hoja con celdas combinadas y varias tablas por pestaña necesita más preparación que una lista limpia.
Adónde se puede ir desde una hoja de cálculo
No todo el mundo necesita lo mismo, y pasarse de sistema cuesta tanto dinero como quedarse corto. Te decimos cuál encaja y por qué.
Un programa de facturación y poco más
Clientes, artículos, presupuestos y facturas en una herramienta centrada en la gestión comercial y la facturación. El calendario y la formación dependen de los datos y del equipo.
Encaja si: facturas servicios o productos sencillos, sin almacén ni una cadena larga por detrás.
Un sistema de gestión completo
Además de facturar cubre presupuestos, pedidos, compras, almacén y cobros, de modo que un dato se teclea una vez y recorre todo el circuito.
Encaja si: ya llevas varias hojas de cálculo en paralelo, o pasas información a mano de una a otra.
Odoo, si el negocio va a crecer por ahí
Empieza por facturación y se le añaden módulos según haga falta, sin cambiar de programa cada vez que cambia la empresa.
Encaja si: prevés añadir almacén, proyectos, tienda online o varios usuarios por departamento.
En la revisión inicial verás también lo que cuesta cada camino, incluida la parte de implantación y formación. Saltar de una hoja de cálculo a un sistema demasiado grande es el error más caro de los tres. El único sistema que implantamos y mantenemos nosotros es Odoo. Si Odoo no encaja, te lo decimos: la elección y la implantación de otro producto corresponden a su proveedor.
El cambio, paso a paso
Sigues facturando con tu hoja hasta el último día. El programa nuevo se prepara y se prueba mientras tanto.
Revisamos tu hoja y cómo facturas
Cuántas facturas emites, quién las hace, qué conceptos usas, qué series llevas y qué resuelves hoy fuera de la hoja. Media hora resuelve la mitad de las dudas.
Propuesta con opciones y precio
Qué programa encaja, qué datos se importan, qué se queda como archivo, cuánto cuesta y en qué fechas. Cerrado antes de empezar.
Preparación de los datos
Se normalizan clientes y artículos, se eliminan duplicados y se deja cada dato en su columna. Es la parte que decide que la importación salga limpia.
Configuración y prueba con lo tuyo
Series, impuestos, formas de pago y plantilla de factura. Se emiten facturas de prueba con tus datos reales y se comparan con las que sacas hoy.
Formación antes del arranque
Con tus clientes y tus documentos, no con un manual genérico. El primer día no puede ser el primer contacto con el programa.
Fecha de corte y acompañamiento
Se elige un día limpio, normalmente inicio de mes o de ejercicio, y a partir de ahí se factura en el programa. Tu hoja se conserva accesible para consultar.
Lo que se gana cuando se deja de facturar en una hoja
Se acaban los totales que no cuadran porque alguien arrastró una fórmula, la numeración que hay que vigilar a mano y la duda de si esa factura llegó a enviarse. El programa lleva esa contabilidad interna por ti, y deja de ser el trabajo de alguien.
Aparece información que hoy no tienes a mano: qué has facturado este trimestre, qué cliente te compra más, qué está cobrado y qué no, y a quién hay que reclamar. Con una hoja esa respuesta existe, pero cuesta media mañana construirla cada vez.
Y se puede facturar desde otro sitio y con otra persona. Deja de depender de un ordenador concreto y de que quien lleva la hoja esté disponible, que es el riesgo que nadie mira hasta que ocurre.
Lo que frena a quien lleva años facturando así
Son las objeciones que salen siempre en la primera conversación. Preferimos contestarlas antes.
«Voy a perder flexibilidad»
Es la más habitual y la más razonable. Por eso el programa se configura a partir de tu hoja actual, para que salga lo que hoy sale, y se dejan resueltos los casos raros que hoy apañas a mano.
«Mi equipo no va a saber»
Facturar es lo primero que se aprende de cualquier programa de gestión. La formación se hace antes del cambio y con vuestros documentos, y queda una guía corta por escrito.
«Somos muy pocos para esto»
Hay soluciones dimensionadas para uno o dos usuarios. Lo que puede no encajar es el tamaño del programa, no el tamaño de la empresa.
«Va a tardar meses»
No fijamos un plazo sin revisar antes el volumen, la estructura y la calidad de los datos. El calendario se cierra en la propuesta, después de ver tus archivos.
«No sé lo que me va a costar»
En la revisión te damos las opciones con su coste: licencia o cuota, implantación, migración y soporte. Sin sorpresas después.
«Y luego me quedo solo»
La propuesta puede incluir acompañamiento después del cambio para resolver dudas, ajustar el proceso y revisar los primeros cierres.
Dudas de quien factura con hojas de cálculo
¿Puedo seguir facturando con Excel?
Depende de para qué la uses, y la distinción la hace la Agencia Tributaria. Una hoja que solo sirve para introducir los datos, expedir e imprimir la factura y conservarla NO se considera sistema informático de facturación y queda fuera del reglamento. Si esa hoja procesa la información para generar directamente libros registro o declaraciones —el ejemplo que pone la propia Agencia es una macro que genera el libro registro de facturas expedidas—, entonces sí lo es, y ahí no puede cumplir la integridad ni la trazabilidad exigidas, porque cualquiera puede modificar una celda sin que quede rastro. Si estás obligado y desde cuándo es una cuestión fiscal: contrástala con tu asesoría y con la información oficial de la Agencia Tributaria.
¿Pierdo las facturas que ya tengo hechas?
No. Se decide contigo qué histórico se carga en el programa y qué se conserva como archivo consultable, con tus PDF y tu hoja actual. Lo que no hacemos es borrar nada el día del cambio.
¿Se mantiene mi numeración?
Sí. Las series y los contadores se configuran a partir de tu última factura emitida, de modo que la secuencia continúa sin saltos ni repeticiones. Se comprueba emitiendo una factura de prueba antes de arrancar.
Mi hoja está hecha un desastre. ¿Sirve igual?
Depende de cómo estén organizados los archivos. Una lista limpia puede prepararse con menos trabajo que una hoja con celdas combinadas o varias tablas por pestaña. Revisamos los archivos y te explicamos qué puede migrarse y qué preparación necesita.
¿Cuánto tiempo lleva el cambio?
Depende del volumen de clientes y artículos, del estado de los archivos, de cuántas personas van a facturar y de si hay que conectar algo más. Después de la revisión entregamos alcance y calendario; no damos un plazo sin ver los datos.
¿Tengo que dejar de usar hojas de cálculo para todo?
No. Lo que no puede seguir en una hoja es la emisión de facturas. Para análisis, cálculos internos o listados sigue siendo una herramienta estupenda, y de hecho el programa exporta a ese formato para que puedas seguir trabajando así.
¿Qué necesita mi asesoría?
Antes de arrancar hablamos con ella para saber en qué formato quiere recibir la información y dejamos la exportación preparada. El cambio no debería complicarle el trabajo a nadie.
¿Trabajáis fuera de Valencia?
Sí. La preparación de datos, la implantación y la formación se hacen en remoto en toda España. El acompañamiento presencial lo prestamos en Valencia y la Comunidad Valenciana.
Si estás con esto, esto también te interesa
¿Miramos tu hoja de cálculo y te decimos qué se puede migrar?
Cuéntanos cómo facturas hoy y cuántos clientes y artículos manejas. Te decimos qué se importa, qué habría que preparar y cuánto costaría, antes de que te comprometas a nada.