Si algo para a la empresa entera
Va primero, siempre. Una red que se cae o unas copias que nadie ha restaurado nunca no esperan a ningún plan.
Empieza por lo que te está pasando
No hace falta que sepas qué tecnología necesitas, ni de dónde viene el problema. Estas son las cuatro situaciones por las que más nos llaman, contadas como las cuenta quien las sufre.
¿Y si el problema es que Excel se nos ha quedado pequeño?
Ese lo tenemos contado aparte y con detalle, porque salir de las hojas de cálculo tiene sus propias trampas: los datos que hay que rescatar, lo que se pierde por el camino y cómo hacerlo sin parar de facturar. Salir de las hojas de cálculo.
Casi nunca viene uno solo
Lo habitual no es tener uno de estos cuatro problemas: es tener dos o tres, y que se estén alimentando entre ellos. Por eso resolver el que más ruido hace no siempre es lo que más cambia las cosas.
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Dos programas que no se hablan obligan a que alguien copie datos a mano.
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Ese trabajo manual se hace tarde cuando hay lío y mal cuando hay prisa, y empieza a generar errores.
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Los errores se convierten en incidencias, y cada una la resuelve un proveedor distinto.
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Como nadie mira el conjunto, la causa sigue ahí y la incidencia vuelve el mes que viene.
Visto así se entiende por qué cambiar de proveedor de soporte no arregla nada si el origen está en dos programas que no se hablan. Y por qué automatizar una tarea que se apoya en datos que llegan mal solo hace que el error se propague más deprisa.
Por cuál conviene empezar
No hay un orden bueno para todas las empresas, pero sí un criterio que funciona: se empieza por lo que hoy cuesta dinero o para la operativa, no por lo que técnicamente está peor.
Si hay dinero parado
Facturas que salen tarde, trabajos hechos y no facturados, cobros que nadie reclama. Esto se paga solo.
Si depende de una sola persona
Cuando un proceso vive en la cabeza de alguien, el riesgo no es que se equivoque: es que se vaya de vacaciones.
Si se repite todas las semanas
Lo que ocurre cada semana devuelve la inversión mucho antes que lo que ocurre cada trimestre.
Lo que casi nunca conviene es atacarlo todo a la vez. Se resuelve uno, se comprueba durante unas semanas que ha cambiado algo de verdad, y solo entonces se decide el siguiente.
Cuándo el problema no es tecnológico
Conviene decirlo, aunque no ayude a vender: hay cosas que parecen un problema de sistemas y no lo son, y montar tecnología encima solo las hace más caras.
Si un proceso no está decidido, automatizarlo congela la indecisión y la vuelve más difícil de cambiar.
Si nadie es responsable de una tarea, ningún programa va a asignársela.
Si los datos que se meten son incorrectos, conectar dos sistemas solo hace que el error llegue antes a más sitios.
Cuando vemos alguno de estos casos lo decimos antes de presupuestar nada. Sale más barato para los dos.
Preguntas antes de empezar
Tenemos varios de estos problemas a la vez. ¿Es normal?
Es lo más frecuente, y casi siempre están relacionados. Lo habitual es que uno sea la causa y los otros el síntoma: por eso lo primero es ver el conjunto antes de decidir por dónde entrar.
¿Hay que resolverlo todo a la vez?
No, y normalmente es mala idea. Se empieza por lo que hoy cuesta dinero o para la operativa, se comprueba durante unas semanas que ha cambiado algo de verdad, y entonces se decide el siguiente paso.
No sé en cuál de los cuatro encajo.
No hace falta que lo sepas: para eso está la primera conversación. Cuéntanoslo con tus palabras —qué se hace a mano, qué falla y a quién llamáis— y te decimos qué vemos y por dónde empezaríamos.
¿Esto se arregla cambiando de proveedor informático?
A veces sí y a veces no cambia nada. Si el origen está en dos programas que no se hablan o en un proceso que no está definido, cambiar quien atiende las incidencias no toca la causa: solo cambia quién coge el teléfono.
Siguiente paso
¿Y si lo tuyo no está en la lista?
Cuéntanoslo como lo dirías tú y te decimos si podemos ayudarte y por dónde empezaríamos.