Primero el mapa
Dónde nace cada dato, quién lo necesita y por dónde viaja hoy —normalmente, dentro de una cabeza.
Si alguien copia datos de un programa a otro, tus programas no están trabajando juntos
El presupuesto se hace en una hoja de cálculo, el pedido en el programa de gestión, la factura en otro sitio y el seguimiento en el correo de alguien. Cada pieza funciona. El problema es todo lo que hay entre ellas.
Cómo se nota
Si te reconoces en tres o más, esta página va de lo tuyo.
- El mismo cliente está dado de alta en tres sitios, con tres nombres ligeramente distintos.
- Nadie sabe cuál es el dato bueno cuando dos programas dicen cosas diferentes.
- Sacar una cifra sencilla —lo vendido este mes por producto— exige cruzar dos exportaciones a mano.
- Cada programa lo lleva un proveedor distinto y ninguno se ocupa de lo que pasa en medio.
- Hay una hoja de cálculo que en realidad es el sistema más importante de la empresa.
Lo que cuesta de verdad
Que los datos no cuadren tiene un coste doble: el tiempo de cuadrarlos y las decisiones que se toman con la versión equivocada. Y cuanto más crece la empresa, peor: lo que con veinte pedidos al mes se arregla a mano, con doscientos no se arregla de ninguna manera.
Qué se puede hacer
Hay dos caminos y no siempre gana el mismo. Conectar lo que ya tienes, para que los datos viajen solos y deje de teclearse dos veces; o reducir el número de programas, cuando mantener tantos cuesta más de lo que aporta. Lo primero es un mapa de qué información nace en cada sitio y quién la necesita después.
Un dato, un dueño
Se decide qué sistema manda para cada cosa. Sin eso, conectar solo reparte el problema más rápido.
Conectar o consolidar
Y te decimos cuál de las dos recomendamos en tu caso, con lo que cuesta cada una.
Dónde se resuelve
No hace falta que elijas tú: si nos cuentas el problema, lo colocamos nosotros.
Lo que suelen preguntarnos
¿Es mejor conectar los programas o cambiarlos por uno?
Depende de cuántos son, de si permiten conectarse y de cuánto os cuesta mantenerlos. Con dos o tres sistemas que hacen bien lo suyo, conectar suele ganar. Con siete programas y tres hojas de cálculo críticas, normalmente compensa consolidar.
Uno de nuestros programas es antiguo y no creo que se pueda conectar.
Muchas veces se puede, aunque no por la vía moderna: exportaciones programadas, bases de datos o ficheros intermedios. Se comprueba antes de prometer nada, y si de verdad no hay forma, eso también es una respuesta útil.
¿Perderemos el histórico?
No es el objetivo. Antes de mover nada se revisa qué datos existen, cuáles son fiables y qué histórico conviene conservar. Eso se define en la propuesta, no sobre la marcha.
Casi nunca viene uno solo
Lo habitual es tener dos o tres de estas situaciones a la vez y que se estén alimentando entre ellas: los programas que no se hablan obligan a copiar datos a mano, y de ahí salen los errores que acaban en incidencias. Si te suena alguna más, está contada aquí.
Siguiente paso
Cuéntanos cómo lo estáis llevando ahora
Con eso ya se puede ver si tiene arreglo rápido o si conviene mirarlo con más calma.