Se elige por horas recuperadas
No por lo vistosa que quede, sino por lo que devuelve la primera semana.
Tu equipo tiene cosas mejores que hacer que copiar datos de una pantalla a otra
Hay trabajo que no aporta nada y que aun así hay que hacer todas las semanas: sacar datos de un sitio y meterlos en otro, preparar el mismo documento cambiando cuatro campos, revisar qué está pendiente y escribir a quien no ha contestado.
Cómo se nota
Si te reconoces en tres o más, esta página va de lo tuyo.
- Alguien dedica las mañanas de los lunes a preparar el mismo informe.
- Los datos de un pedido se teclean dos veces porque dos programas no se hablan.
- Las facturas vencidas se reclaman cuando alguien se acuerda de mirarlas.
- Si esa persona está de vacaciones, esa tarea sencillamente no se hace.
- Nadie sabe cuántas horas al mes se van en esto, pero todo el mundo sabe que son muchas.
Lo que cuesta de verdad
El coste no es solo el tiempo. Es que ese trabajo se hace tarde cuando hay lío, se hace mal cuando hay prisa y depende de que una persona concreta esté disponible. Y es trabajo que no mejora con la experiencia: la persona que lleva diez años copiando datos no los copia mejor que el primer día.
Qué se puede hacer
Empezar por una sola tarea, la que todo el mundo en la empresa nombraría sin pensar. Se automatiza, se comprueba durante unas semanas y solo entonces se pasa a la siguiente. Es más lento de contar y mucho más fiable que un proyecto grande que llega entero y no lo usa nadie.
Se prueba con vuestros casos
Con datos reales y con los casos raros, que son los que rompen los automatismos.
Queda documentada
Qué hace, cuándo actúa y cómo se cambia cuando el proceso cambie.
Dónde se resuelve
No hace falta que elijas tú: si nos cuentas el problema, lo colocamos nosotros.
Lo que suelen preguntarnos
¿Cuánto tiempo se tarda en notar algo?
Si se empieza por una tarea concreta, semanas y no meses. Ese es el motivo de empezar por una: la primera tiene que demostrar que esto funciona antes de pedir más presupuesto.
¿Hay que cambiar de programas?
Casi nunca. La mayoría de estas tareas se resuelven conectando lo que ya usáis. Si algún programa no permite conectarse de ninguna forma, te lo decimos, porque entonces la conversación es otra.
¿Y si el proceso cambia dentro de seis meses?
Se ajusta, y por eso se documenta qué hace cada automatismo. Un automatismo que nadie sabe modificar acaba siendo un problema nuevo.
Casi nunca viene uno solo
Lo habitual es tener dos o tres de estas situaciones a la vez y que se estén alimentando entre ellas: los programas que no se hablan obligan a copiar datos a mano, y de ahí salen los errores que acaban en incidencias. Si te suena alguna más, está contada aquí.
Siguiente paso
Cuéntanos cómo lo estáis llevando ahora
Con eso ya se puede ver si tiene arreglo rápido o si conviene mirarlo con más calma.