Tener Odoo no significa que el trabajo se haga solo
Muchas empresas con Odoo siguen repitiendo a mano lo que el sistema ya sabe: volver a teclear un pedido aceptado, preparar el mismo documento cada semana o perseguir facturas vencidas una por una.
Empezamos por la tarea, no por la herramienta
La pregunta no es qué se puede automatizar, sino qué os está quitando horas. Normalmente son tres o cuatro tareas concretas que todo el mundo en la empresa identifica sin pensarlo. Se automatizan esas, se comprueba que funcionan, y solo entonces se mira la siguiente.
- Lo que se repite igual todas las semanas y depende de que alguien se acuerde.
- Lo que se teclea dos veces porque dos sistemas no se hablan.
- Lo que se hace tarde: seguimientos, avisos y reclamaciones.
Tareas que se repiten en casi todas las empresas con Odoo
Volver a teclear lo ya aceptado
El presupuesto se aprueba y alguien vuelve a introducir lo mismo para generar el pedido o la factura.
Perseguir facturas vencidas
Alguien revisa qué está pendiente y escribe uno a uno. Es la automatización que antes se nota.
Preparar el mismo informe cada semana
Exportar, pegar en una hoja, dar formato y enviarlo. Todos los lunes.
Pasar datos entre Odoo y otro programa
La tienda, el TPV, el programa del sector o la hoja de cálculo de alguien.
Avisar de lo que está pendiente
Pedidos sin servir, presupuestos sin respuesta o tareas sin cerrar que hay que ir mirando a mano.
Generar y enviar documentos
Albaranes, certificados o contratos que se hacen de uno en uno a partir de datos que ya están en Odoo.
Qué se puede automatizar dentro de Odoo
Del presupuesto a la factura
Que la aceptación dispare lo que tiene que pasar después, sin volver a introducir nada.
Cobros y vencimientos
Aviso al cliente cuando toca y aviso interno para mantener el control.
Documentos automáticos
Generados con los datos que ya existen y enviados a quien corresponde.
Conexión con otras aplicaciones
Tienda online, TPV, mensajería o el programa sectorial que no vais a sustituir.
Avisos internos
Que el sistema te diga lo que se ha quedado atrás, en vez de tener que ir a buscarlo.
IA donde aporta
Clasificar, resumir o extraer datos de documentos, cuando ahorra trabajo de verdad y no como argumento de venta.
Casi nada de esto hay que programarlo
Es lo primero que conviene saber si ya tienes Odoo: la mayoría de lo que la gente pide como "desarrollo" está en el sistema y solo hay que configurarlo. Vamos por ese orden, y no al revés, porque cada escalón cuesta más dinero y envejece peor.
Primero, lo que ya está y no se usa
Odoo trae reglas, plantillas de documento y avisos que muchas instalaciones no han tocado nunca. Aquí no se escribe código: se configura, y se puede deshacer.
Después, los automatismos propios de Odoo
Acciones que se disparan cuando un registro cambia de estado, y tareas que se ejecutan cada noche. Siguen siendo configuración, viven dentro del sistema y se ven desde la pantalla de ajustes.
Solo al final, desarrollo a medida
Cuando lo que necesitas no lo cubre nada de lo anterior. Es la opción más potente y la más cara de mantener, y es la que hay que revisar en cada actualización.
Y a veces, nada
Hay tareas que se arreglan cambiando el orden en que se hacen las cosas, no automatizándolas. Si es tu caso, lo diremos antes de presupuestar.
Lo que no conviene automatizar
Automatizar de más sale caro de dos maneras: en lo que cuesta montarlo y en lo que cuesta desmontarlo cuando estorba. Estas cuatro cosas las dejamos a mano casi siempre.
Lo que cambia cada vez
Si el proceso depende del cliente, del proyecto o de lo que se acordó por teléfono, automatizarlo obliga a cubrir tantas excepciones que sale más trabajo del que quita.
Lo que casi nunca pasa
Una tarea de diez minutos al trimestre no justifica un automatismo que hay que mantener y documentar durante años.
Lo que aún no está decidido
Automatizar un proceso que la empresa todavía está discutiendo congela una decisión que no se ha tomado. Primero se cierra cómo se trabaja, después se automatiza.
Lo que manda dinero fuera sin mirar
Emitir, cobrar o pagar de forma totalmente desatendida. Eso lleva un paso de confirmación de una persona, y no es desconfianza: es que el error ahí no se descubre hasta la conciliación.
Qué pasa con todo esto cuando Odoo se actualiza
Es la pregunta que casi nadie hace antes y todo el mundo hace después, y la respuesta depende de por dónde se haya automatizado. Lo que está hecho con configuración --reglas, plantillas, acciones del propio Odoo-- suele sobrevivir a una actualización, porque es parte del sistema. Lo que está hecho con desarrollo a medida hay que revisarlo cada vez: no siempre se rompe, pero siempre hay que comprobarlo.
Por eso el orden de arriba no es una preferencia estética. Cada escalón que subes es una cosa más que habrá que mirar el día que toque actualizar, y ese día llega. Una instalación con quince automatismos a medida sin documentar es exactamente el tipo de instalación que acaba sin poder actualizarse, y a partir de ahí sin soporte del fabricante.
Lo que hacemos nosotros es dejar escrito qué hace cada automatismo, cuándo se dispara y qué pasa si se desactiva. No por pulcritud: es lo que permite que la actualización sea una tarde de comprobaciones y no una semana de sorpresas.
Cómo lo planteamos
Qué os quita horas
Lo hablamos con quien hace la tarea, no solo con quien la ordena.
Qué compensa
Se calcula por tiempo recuperado y por errores evitados. Lo que no compense, se dice.
Se monta una
La primera se elige por ser la que antes se nota, no por ser la más vistosa.
Se prueba con vuestros casos
Con datos reales y los casos raros incluidos, que son los que rompen todo.
Se amplía
Cuando la primera lleva semanas funcionando sola, se pasa a la siguiente.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta cambiar de versión de Odoo?
No siempre, y es lo primero que se comprueba. Muchas automatizaciones funcionan sobre lo que ya tenéis. Si la versión limita de verdad, te lo decimos antes de empezar y con qué implicaciones.
¿Qué pasa cuando el proceso cambie?
Se ajusta. Una automatización rígida dura seis meses. Por eso se documenta qué hace cada una y en qué condiciones actúa, para que cambiarla no sea un misterio.
¿Y si nos equivocamos y factura algo que no debía?
Por eso se prueba con vuestros datos antes de activarla, y por eso los automatismos que tocan dinero suelen llevar un paso de confirmación humana. Automatizar no es dejar de mirar.
¿Puedo verlo y tocarlo yo, o dependo de vosotros?
Lo que se hace por configuración queda a la vista en Odoo y una persona de tu equipo puede revisarlo y desactivarlo. Lo que va a medida, no: por eso se documenta qué hace y en qué condiciones. Un automatismo que solo entiende quien lo montó es una dependencia, y las dependencias se avisan antes, no después.
¿Cuánto tarda en notarse?
Depende de la tarea, pero la primera se elige justamente por ser la que antes se nota: normalmente el aviso de vencimientos o el paso de presupuesto a pedido. Lo que no te vamos a decir es cuántas horas vas a recuperar antes de haber visto cómo trabajáis, porque ese número sin mirar es un número inventado.
¿Esto es lo mismo que la automatización general?
Es la misma disciplina aplicada dentro de Odoo. Si lo que hay que conectar está fuera del ERP, se trata en automatización de procesos, y muchas veces el proyecto acaba tocando las dos partes.
Si estás con esto, esto también te interesa
Dinos qué tarea repetís cada semana
Con una sola tarea concreta ya se puede valorar si compensa automatizarla y cuánto tiempo devuelve.