Del aviso a la factura, sin teclear lo mismo tres veces
Conectamos tu WhatsApp, el correo, tus hojas de cálculo y tu programa de gestión para que el aviso, el presupuesto, el parte y la factura pasen de uno a otro sin que nadie los vuelva a escribir. Las decisiones siguen siendo tuyas; el traspaso lo hace el sistema.
Dinos qué se teclea dos veces en tu empresa y te decimos si merece la pena automatizarlo. La primera revisión es gratuita.
Qué procesos se pueden automatizar en una empresa
Los que se repiten y siguen siempre las mismas reglas: pasar un dato de un programa a otro, preparar el mismo documento cambiando cuatro campos, avisar a alguien de que le toca, perseguir una respuesta que no llega. En una empresa que trabaja fuera de la oficina, casi todo eso está en la misma cadena: desde que entra un aviso hasta que se cobra la factura.
- Se automatiza lo que tiene volumen y reglas claras. Lo que exige criterio sigue siendo de una persona.
- Funciona con lo que ya usas: no hace falta cambiar de programa para empezar.
- Se empieza por un proceso, se comprueba que funciona y solo entonces se pasa al siguiente.
Cuatro sitios donde casi toda empresa pierde horas
Así suele estar hoy y así suele quedar. Son ejemplos para que reconozcas el tuyo, no el caso de un cliente concreto.
Los avisos entran por cuatro sitios
Hoy. Uno llama, otro escribe por WhatsApp, otro manda un correo y otro llama al técnico. Solo uno de los cuatro deja rastro.
Después. Todo entra en un mismo registro, asignado a quien toca, y el cliente recibe confirmación de que lo has recibido.
El parte tarda días en llegar a la oficina
Hoy. El trabajo está hecho, pero no se factura hasta que el papel cruza la ciudad y alguien lo pasa a mano.
Después. El técnico lo cierra en el móvil y la factura sale con sus horas, su desplazamiento y su material.
Los presupuestos se mandan y se olvidan
Hoy. Nadie sabe cuáles siguen esperando respuesta hasta que alguien repasa la carpeta, si la repasa.
Después. Si no contestan en unos días, sale el recordatorio. Si lo aceptan, pasa a trabajo y después a factura sin volver a teclearlo.
Los mantenimientos y los cobros dependen de acordarse
Hoy. Las revisiones periódicas y las facturas vencidas viven en un Excel que mira una persona cuando puede.
Después. Cada mantenimiento avisa antes de vencer, y cada factura vencida genera su recordatorio, a ti y al cliente.
¿Quieres ver una automatización funcionando? Escribe al asistente
El asistente que te contesta en esta web y en nuestro WhatsApp lo hemos montado nosotros. Recibe la consulta, entiende qué pasa, pide los datos que faltan y nos avisa con todo ordenado: es el primer eslabón de la cadena del aviso, y es una automatización como las que montamos.
Cuéntale lo que se hace a mano en tu empresa. Además de probarlo, ya habrás empezado.
De la venta cerrada al cobro, y de la solicitud al equipo que la atiende
Dos empresas que viven de la tecnología y prefirieron encargarlo. Lo cuentan ellas, con sus palabras.
En GSIRed queríamos reducir trabajo manual en la captación y gestión de oportunidades comerciales y conectar mejor ese proceso con la parte administrativa. Con SoletIA hemos trabajado en automatizar el flujo para que los leads puedan gestionarse de forma más ordenada y para que, cuando una venta se cierra, determinados pasos de facturación y cobro puedan continuar de forma automatizada: generar la factura, enviarla y registrar el pago según el proceso definido. Como empresa tecnológica, valoramos especialmente que la automatización parta del proceso real de la empresa y no simplemente de incorporar herramientas porque sí.
Teníamos a nuestro equipo administrativo copiando y pegando datos entre correos, hojas de cálculo y nuestro CRM. Un auténtico cuello de botella. Diseñaron un flujo de trabajo a medida que conecta todas nuestras herramientas de forma invisible. Ahora, cuando entra una solicitud, el sistema actualiza las bases de datos y notifica al equipo adecuado sin que nadie toque un botón. La precisión técnica y la visión de negocio que aportan son de otro nivel.
Funciona con los programas que ya usas
Antes de proponer un programa nuevo, se mira si los que tienes pueden hablar entre sí. Casi siempre pueden.
Para que lo que entra por ahí no dependa de que alguien lo lea a tiempo y lo pase a mano.
El correo
Peticiones, pedidos y facturas que llegan por correo y hoy alguien copia a otro sitio.
Hojas de cálculo
Las que funcionan se conectan; las que se han quedado pequeñas, se sustituyen cuando toca.
Tu CRM
Para que la oportunidad, la venta y la factura sean el mismo dato y no tres copias.
Odoo
Si ya lo tienes, mucho de esto se resuelve dentro, configurándolo bien.
El programa de otro fabricante
Se conecta si tiene una vía para hacerlo. Lo que no hacemos es mantener ni dar soporte a ese programa: eso sigue siendo de su fabricante.
Cómo se ve automatizar la entrada de facturas de proveedor
Un flujo ilustrativo, no el caso de un cliente concreto. Sirve para entender por dónde va el trabajo y dónde sigue habiendo una persona decidiendo.
Llega la factura
El proveedor la envía en PDF por correo y el flujo empieza desde ese documento.
Se leen los datos
Proveedor, número, fecha, base, impuestos y total, sin que nadie los teclee.
Se comprueban
Contra el pedido o el albarán. Si algo no cuadra, se marca para revisión en vez de pasar de largo.
Entra en el programa de gestión
Como factura de compra, con sus líneas y su vencimiento, lista para contabilizar.
Alguien la aprueba
Una persona revisa lo marcado y da el visto bueno. Esa decisión no se automatiza.
Qué no conviene automatizar
Lo que cambia cada vez. Si un proceso se hace de forma distinta según el cliente, el día o quién lo lleve, automatizarlo es congelar un desorden: acabarás peleándote con las excepciones más tiempo del que ahorras.
Lo que apenas ocurre. Automatizar una tarea que se hace dos veces al mes cuesta más de lo que devuelve. Se mira el volumen antes de tocar nada, y a veces la respuesta es que no merece la pena.
Lo que exige criterio o trato humano. Aprobar un gasto, negociar un precio, dar una mala noticia a un cliente. La automatización prepara el terreno y avisa; decidir sigue siendo de una persona.
Y un proceso roto. Si el circuito actual está mal planteado, primero se arregla y después se automatiza. Al revés solo se consigue equivocarse más rápido.
Tres pasos, y el primero no cuesta nada
Nos cuentas qué se hace a mano
Por WhatsApp o por teléfono, en diez minutos: qué se teclea dos veces, qué depende de que alguien se acuerde y con qué programas trabajáis.
Te decimos qué merece la pena y cuánto cuesta
Qué automatizaríamos primero, qué tiempo debería liberar y un precio cerrado. Si no compensa, te lo decimos. Esta revisión es gratuita.
Lo montamos, lo probamos y lo vigilamos
Con tus casos reales y en paralelo al proceso de siempre hasta que funciona. Después se vigila, porque una automatización que falla en silencio es peor que ninguna.
Dudas sobre automatizar
¿Tengo que cambiar de programa para automatizar?
No necesariamente. Primero revisamos si las herramientas que ya usas permiten conectarse. Solo planteamos un cambio cuando el programa limita el proceso o no ofrece ninguna vía fiable de conexión, y en ese caso te lo argumentamos.
¿Se puede automatizar el WhatsApp de la empresa?
Sí. Conectando el número a la API oficial de WhatsApp, un asistente puede contestar al momento, entender notas de voz, recoger los datos del cliente y pasarte la conversación cuando hace falta una persona. Es uno de los primeros eslabones que se automatizan, porque es por donde entra el trabajo.
¿Esto va a dejar a alguien sin trabajo?
Lo que se automatiza es el trabajo que nadie quiere hacer: copiar datos, montar el mismo informe y perseguir a la gente para que conteste. Lo habitual es que esas horas se dediquen a atender clientes o a sacar trabajo, no que sobre gente.
¿Y si el sistema se equivoca?
Por eso se diseñan puntos de control. Lo que tiene consecuencias económicas o legales pasa por una persona, y lo que no encaja en las reglas se marca como excepción en vez de seguir adelante. Además se vigila que los procesos se ejecuten, porque el fallo peligroso no es el error: es el que ocurre en silencio.
¿Cuánto cuesta?
Depende de cuántos procesos y de con cuántos programas haya que hablar. La primera revisión es gratuita, y después damos precio cerrado con la estimación del tiempo que debería liberar: si no sale a cuenta, mejor saberlo antes.
¿Quién lo mantiene después?
Nosotros, si quieres. Las automatizaciones necesitan mantenimiento porque los programas que conectan cambian: se actualiza uno, se modifica un formulario y algo deja de funcionar. Sin vigilancia, un proceso automático puede llevar semanas parado sin que nadie lo note.
Si estás con esto, esto también te interesa
¿Qué tarea te está comiendo la semana?
Cuéntanos qué se hace a mano en tu empresa y con qué programas trabajáis. Te decimos qué se puede automatizar, cuánto tiempo debería liberar y qué costaría.