Todo llega con retraso
Entre que se hace el trabajo y la oficina se entera pasan horas o días, y la factura no puede salir antes que el parte.
Empresas donde la oficina y los técnicos tienen que ir a la vez
Hay un tipo de empresa que conocemos especialmente bien: la que tiene gente en la oficina, gente en la calle y una cadena que va desde que entra una llamada hasta que se cobra la factura. Si eso es lo tuyo, esto te va a sonar.
Cambia el vocabulario. La cadena es la misma.
Lo llamas aviso, obra, pedido u orden de taller según a qué te dediques. Pero debajo siempre hay lo mismo: alguien pide algo, hay que decirle cuánto cuesta, hay que comprar material, hay que mandar a una persona, hay que dejar constancia de lo que se hizo y hay que cobrarlo.
- 01Solicitud
- 02Presupuesto
- 03Aceptación
- 04Materiales
- 05Planificación
- 06Ejecución
- 07Parte
- 08Factura
- 09Cobro
- 10Mantenimiento
Y casi siempre se rompe por los mismos sitios: la información que solo está en el móvil de una persona, el presupuesto que nadie sabe si se aceptó, el material que se compró y no se repercutió, el parte que llega tres días tarde y la factura que sale una semana después de terminar el trabajo.
El dato nace fuera de la oficina
Esa es la diferencia de fondo con una empresa que trabaja sentada. Aquí la información de la que depende todo lo demás —qué se ha hecho, cuánto material se ha gastado, cuánto tiempo se ha tardado, qué ha quedado pendiente— la genera alguien que en ese momento está en una cubierta, en un cuadro eléctrico o dentro de una furgoneta. No delante de un ordenador.
Se apunta dos veces
Una en la libreta o el móvil del técnico, otra en el programa. Y la segunda la hace quien no estuvo allí.
Lo que no se apunta, no se cobra
El desplazamiento extra, el material que se acabó gastando, la hora de más. Si no queda registrado en el momento, no aparece en ninguna factura.
Nadie sabe qué margen dejó el trabajo
Se sabe lo que se facturó. Lo que costó de verdad, entre horas y materiales, casi nunca.
Por qué el programa de siempre se queda corto
La mayoría de programas de gestión están pensados para que todo el mundo trabaje dentro del mismo edificio. Cuando media plantilla está fuera, esa suposición se rompe por varios sitios a la vez.
- Dan por hecho que quien introduce el dato tiene teclado, pantalla grande y conexión estable.
- Tratan el presupuesto y el trabajo como cosas separadas, cuando aquí lo segundo nace de lo primero y tiene que arrastrar sus materiales y sus precios.
- No contemplan que un trabajo se repita cada seis meses por contrato, que es justo donde está el negocio recurrente.
- Y cuando sí traen una aplicación móvil, suele ser la misma pantalla del ordenador encogida, que a pie de obra y con guantes no la usa nadie.
Cuatro sectores que nos sabemos de memoria
Trabajamos también con otras pymes cuando el problema encaja. Lo que decimos de estos cuatro es que sus procesos los conocemos bien y no hace falta que nos los expliques desde cero.
¿Y si mi empresa no es de estas?
Trabajamos con talleres, distribuidoras, empresas de servicios, despachos y comercio, entre otros. La diferencia es que en esos casos empezamos preguntando cómo funciona tu proceso, mientras que en los cuatro de arriba ya nos lo sabemos. No es un requisito para trabajar juntos: es tiempo que te ahorras en la primera conversación.
Antes de la primera llamada
Mi sector no es ninguno de los cuatro. ¿Me sirve igual?
Si tienes oficina, gente trabajando fuera y una cadena que va del aviso al cobro, sí. Lo que cambia es que empezaremos preguntándote cómo funciona tu proceso, en vez de dártelo ya sabido. No es un requisito: es tiempo que te ahorras en la primera conversación.
¿Hay que cambiar el programa sectorial que ya usamos?
No necesariamente, y muchas veces no conviene. Un programa que conoce tu oficio suele saber cosas que un sistema general no sabe. Lo habitual es conectarlo con el resto en vez de sustituirlo; y si no permite conectarse de ninguna forma, te lo decimos, porque entonces la conversación es otra.
Somos cinco personas. ¿No es demasiado poco?
No. De hecho cuanto más pequeña es la empresa, más se nota que una persona lleve a la vez presupuestos, partes, facturas y cobros. El planteamiento cambia en el tamaño del proyecto, no en si tiene sentido.
¿Esto exige que los técnicos usen una aplicación nueva?
Solo si les ahorra trabajo desde el primer día. Si un técnico tiene que rellenar más cosas que antes, no lo va a usar y el sistema entero se cae. Por eso se empieza por quitarle pasos, no por añadírselos.
¿Trabajáis solo en Valencia?
La atención presencial es Valencia y su área metropolitana. El software, la automatización y el soporte remoto los damos en toda España: para eso la distancia no cambia nada.
Siguiente paso
¿Tu proceso se parece a alguno de estos?
Cuéntanos cómo trabajáis hoy y te decimos qué conviene ordenar primero.