Cada obra tiene su grupo de WhatsApp
Y ahí viven las fotos, los cambios acordados, las dudas del cliente y las decisiones que nadie apuntó en ningún sitio.
Una obra ya tiene suficientes imprevistos. La gestión no debería ser otro.
Empresas de reformas con equipos propios, administración y varias obras abiertas. Entre lo que se presupuestó y lo que finalmente se hizo casi siempre hay diferencia, y ahí es donde se decide si la obra ha salido bien.
Si esto te suena, no hace falta que nos expliques el sector
Empresas de reformas con equipos propios, administración y varias obras abiertas. Entre lo que se presupuestó y lo que finalmente se hizo casi siempre hay diferencia, y ahí es donde se decide si la obra ha salido bien.
El presupuesto se modificó tres veces
Y no está claro cuál es la versión buena, ni quién aprobó qué, ni cuándo.
Los extras se acuerdan de palabra
El cliente pide un cambio, se hace, y cuando llega la factura hay que recordar quién dijo qué. El trabajo que no se registra acaba siendo trabajo que no se cobra.
El material se compra para 'la obra de'
Y el albarán llega días después, cuando ya nadie recuerda si era de esa obra o de la otra.
Las subcontratas van por su cuenta
Fontanero, electricista y pintor tienen sus plazos, y coordinarlos es una llamada detrás de otra.
El margen aparece al final
Sabes lo que has facturado. Lo que te ha costado esa obra en horas, materiales y subcontratas, solo cuando ya está cerrada.
Así funciona tu cadena, y dónde se atasca
Cada paso que se lleva a mano es un día más hasta la factura.
- 01Visita
Se va a ver la obra, se toman medidas y se entiende qué quiere el cliente.
- 02Presupuesto
Por partidas, con materiales, mano de obra y subcontratas.
- 03Aceptación
Casi siempre con ajustes, y a veces con la obra ya empezada.
- 04Planificación
Se reparten equipos y se encajan las subcontratas en un orden que funcione.
- 05Materiales
Se compran por obra, con lo que hace falta reponer sobre la marcha.
- 06Ejecución
Y los imprevistos: lo que aparece al levantar un suelo o abrir una pared.
- 07Modificaciones
Cambios y extras que el cliente pide durante la obra.
- 08Partes
Horas del equipo, trabajos hechos y fotos del avance.
- 09Certificación
Facturación por fases según lo ejecutado.
- 10Cobro
Con sus plazos y su seguimiento, obra a obra.
Dónde se rompe de verdad
En los extras
Es el punto más caro del sector. Si un cambio no queda registrado con su precio en el momento en que se acuerda, discutirlo tres meses después se pierde casi siempre.
En el WhatsApp
La información de la obra no está mal guardada: está guardada en un sitio del que no se puede sacar. Cuando hace falta, hay que buscarla a mano en una conversación de mil mensajes.
En la imputación
Materiales, horas y subcontratas que no se cargan a su obra convierten el margen en una estimación.
En la certificación
Facturar por fases exige saber exactamente qué está ejecutado hoy. Llevado a mano, se factura tarde y se cobra más tarde.
Lo que hace distinto a este sector
En una instalación o en un taller el trabajo se parece bastante a lo presupuestado. En una obra no: cambia sobre la marcha, y ese cambio es normal, no un fallo. El problema no es que haya imprevistos, es que se gestionen de memoria. Ordenar la parte administrativa de una obra no es burocracia: es la diferencia entre cobrar lo que has hecho y cobrar lo que recuerdas haber hecho.
Un caso de este sector
Publicado con permiso de la empresa. Es una incidencia resuelta, contada como lo que es.
01
Reformas integrales · Valencia
Microsoft 365 y copias de seguridad
La documentación de las obras, dispersa y sin copia fiable
La documentación de cada obra vivía repartida entre varios ordenadores y carpetas compartidas, sin una copia de seguridad fiable. Se centralizó en Microsoft 365 con SharePoint, ordenada por proyecto y por usuario: se entra desde la oficina o desde la obra, varias personas trabajan sobre el mismo documento y hay historial de versiones para recuperar lo que se borre o se cambie por error.
Hasta ahora teníamos toda la documentación de la empresa repartida entre varios ordenadores y carpetas compartidas, pero no disponíamos de un sistema de copias de seguridad fiable. Trabajamos constantemente con presupuestos, Excel, contratos, planos, fotografías y vídeos de las obras, así que cualquier borrado accidental, avería o pérdida de un equipo podía convertirse en un problema serio. Además, necesitábamos que varias personas pudieran acceder a la documentación de cada proyecto desde la oficina, desde las propias obras o incluso estando fuera de España. La solución fue centralizar toda la información en Microsoft 365 mediante SharePoint, organizando la documentación por proyectos y usuarios. Ahora podemos acceder a los archivos desde cualquier ubicación, trabajar varias personas sobre la misma documentación y disponer de historial de versiones y mecanismos de recuperación ante borrados o modificaciones accidentales. Hemos pasado de depender de archivos dispersos y sin una estrategia clara de respaldo a tener toda la documentación centralizada, accesible y protegida.
Qué hacemos
en una empresa así
No hace falta empezarlo todo a la vez. Se ordena por lo que más te esté costando hoy.
- 01OdooPresupuestos, modificaciones, compras, horas y certificaciones imputadas a cada obra.Ver
- 02AutomatizaciónQue un cambio aprobado deje rastro solo, sin depender de que alguien lo apunte.Ver
- 03Mantenimiento informáticoOficina, obra y móviles funcionando, con alguien a quien llamar.Ver
- 04Redes y sistemasAcceso a presupuestos, planos y fotos desde la obra, no solo desde la oficina.Ver
- 05Seguridad y copiasQue el histórico de obras, presupuestos y documentación no dependa de un ordenador.Ver
Lo que suelen preguntarnos en este sector
Somos una empresa pequeña con dos equipos. ¿Esto no es demasiado para nosotros?
Depende de cuántas obras llevéis a la vez, no de cuánta gente seáis. Con dos equipos y tres obras abiertas ya hay más información de la que se puede llevar de memoria. Y se empieza por una sola cosa —normalmente los extras o la imputación de material—, no montando un sistema entero.
Nuestros encargados no van a dejar el WhatsApp.
Ni falta que hace, y quien os diga lo contrario no ha pisado una obra. WhatsApp funciona porque es rápido. El objetivo no es quitarlo, es que lo que se decide ahí acabe registrado en algún sitio del que se pueda sacar cuando toque facturar.
¿Se puede saber el margen de una obra antes de terminarla?
Si los materiales, las horas y las subcontratas se cargan a la obra cuando ocurren, sí: en cualquier momento ves lo gastado frente a lo presupuestado. Ese suele ser el primer objetivo, porque es el que más dinero devuelve.
¿Y la facturación por fases?
Se contempla desde el principio. Lo que hace falta es que el estado real de ejecución esté al día; a partir de ahí, certificar es consultar, no reconstruir.
Siguiente paso
Cuéntanos cómo trabajáis hoy.
Sin tecnicismos y sin compromiso: nos explicas cómo va el proceso y te decimos qué conviene ordenar primero.