El aviso entra por cuatro sitios
Uno llama a la oficina, otro escribe por WhatsApp, otro manda un correo y otro llama directamente al técnico que le cae bien. Solo uno de esos cuatro deja rastro.
El aviso entra por teléfono. La factura sale tres semanas después.
Empresas de climatización, frío industrial y mantenimiento de instalaciones. Entre la llamada del cliente y el cobro hay una cadena larga, y cada eslabón que se lleva a mano es un día más de retraso y un poco de margen que se pierde.
Si esto te suena, no hace falta que nos expliques el sector
Empresas de climatización, frío industrial y mantenimiento de instalaciones. Entre la llamada del cliente y el cobro hay una cadena larga, y cada eslabón que se lleva a mano es un día más de retraso y un poco de margen que se pierde.
La planificación está en una cabeza
Quién va mañana a cada sitio lo sabe una persona. Si esa persona se pone enferma, el día se complica de verdad.
El parte decide cuándo cobras
Mientras el parte no llega a la oficina y alguien lo pasa a mano, esa intervención no se factura. Y el parte llega cuando llega.
El material se acuerda el técnico
El equipo, el gas o la pieza que se gastó en una intervención se repercute si alguien se acuerda de apuntarlo. Cuando no, lo pagas tú.
Los mantenimientos viven en un Excel
Los contratos, las revisiones periódicas y las renovaciones los controla una hoja de cálculo que revisa una persona. Es el negocio más previsible que tienes y es el que más fácil se escapa.
El histórico del equipo hay que buscarlo
Cuando el cliente pregunta qué se le hizo a su máquina hace ocho meses, empieza una búsqueda por correos, partes y memoria.
Así funciona tu cadena, y dónde se atasca
Cada paso que se lleva a mano es un día más hasta la factura.
- 01Aviso
Entra por teléfono, WhatsApp, correo o directamente al móvil del técnico.
- 02Visita
Alguien va a ver qué pasa. A veces se resuelve ahí; a veces hay que presupuestar.
- 03Presupuesto
Se prepara, se manda y empieza la espera.
- 04Material
Se pide el equipo o la pieza y hay que saber para qué aviso era.
- 05Planificación
Se encaja en el hueco de un técnico, entre las urgencias del día.
- 06Intervención
El técnico va, lo resuelve y documenta lo que ha hecho.
- 07Parte
Llega a la oficina y alguien lo pasa al sistema.
- 08Factura
Se emite con lo que diga el parte: horas, desplazamiento y material.
- 09Cobro
Y el seguimiento de lo que no se ha cobrado, que también es trabajo.
- 10Próximo mantenimiento
Y volver a empezar dentro de seis meses, si alguien lo tiene apuntado.
Dónde se rompe de verdad
En la entrada
Cuatro canales sin registro común significan que nadie sabe cuántos avisos abiertos hay hoy. Ni tú.
En el parte
Es el cuello de botella real del sector. Todo el trabajo está hecho y facturable, y está esperando a que un papel cruce la ciudad.
En el material
El margen de una intervención se decide en lo que se repercute. Lo que no se apunta, no se cobra.
En el mantenimiento
Los contratos recurrentes son ingresos que ya tienes. Cuando se controlan a mano, se renuevan tarde o no se renuevan.
Y además, lo vuestro corre
Una cámara frigorífica parada no es una incidencia: es producto perdido y un cliente llamando cada media hora. Y cuando llega la primera ola de calor, los avisos de una semana entran en dos días. Un sistema que aguanta un martes de febrero puede no aguantar un lunes de julio.
Qué hacemos
en una empresa así
No hace falta empezarlo todo a la vez. Se ordena por lo que más te esté costando hoy.
- 01AutomatizaciónQue el aviso, el parte y la factura dejen de pasarse a mano de un sitio a otro.Ver
- 02OdooAvisos, contratos de mantenimiento, materiales y facturación en un único sistema.Ver
- 03Informática y soporteEquipos de oficina, móviles de los técnicos, correo y usuarios, con un interlocutor fijo.Ver
- 04Redes y sistemasQue el técnico pueda trabajar desde el cliente igual que desde la oficina.Ver
- 05Seguridad y copiasQue el histórico de instalaciones y contratos no dependa de un ordenador.Ver
Lo que suelen preguntarnos en este sector
¿Hace falta cambiar de programa para arreglar lo del parte de trabajo?
No necesariamente. Muchas veces el problema no es el programa de facturación, sino que entre el técnico y ese programa hay un papel. Si tu sistema actual puede recibir esa información, lo conectamos y lo dejamos como está. Si no puede, te lo decimos.
¿Los técnicos tienen que aprender a usar algo nuevo?
Lo mínimo posible, y esa es una condición del proyecto, no un detalle. Si lo que se les pide en el cliente es más trabajo del que hacen ahora, no lo van a usar y da igual lo bien que esté montado.
¿Podéis controlar los contratos de mantenimiento y sus revisiones?
Sí. Es uno de los sitios donde más se nota: qué instalación toca, cuándo, a quién se le asigna y qué se hizo la vez anterior. La periodicidad y los requisitos concretos que deba cumplir tu instalación los marca la normativa aplicable y tu propio criterio técnico; nosotros montamos el sistema que hace que no se olvide.
¿Y si en verano nos triplica el volumen?
Se tiene en cuenta al diseñarlo. Un sistema pensado solo para el ritmo normal se atasca justo el mes en el que más falta hace.
Siguiente paso
Cuéntanos cómo trabajáis hoy.
Sin tecnicismos y sin compromiso: nos explicas cómo va el proceso y te decimos qué conviene ordenar primero.